Beschlossen bedeutet nicht: Alles muss sofort umgestellt werden
Die Verordnung (EU) 2026/405 schafft neue europäische Regeln für Detergenzien und Tenside. Für einen Reinigungsbetrieb ist dabei die wichtigste Unterscheidung: Das Inkrafttreten eines Rechtsakts und der Beginn seiner praktischen Anwendung sind unterschiedliche Termine. Die neue Verordnung gilt grundsätzlich ab dem 23. September 2029; einzelne Bestimmungen haben abweichende Fristen. Auch die bisherige Verordnung (EG) Nr. 648/2004 wird zu diesem Zeitpunkt aufgehoben. Maßgeblich sind die Übergangs- und Schlussvorschriften des veröffentlichten EU-Rechtsakts, insbesondere Artikel 35 bis 37.
Stand dieser Einordnung ist der 18. September 2026. Eine Nachricht über die neue Verordnung begründet deshalb keinen pauschalen Anlass, heute alle verwendeten Reinigungsmittel zu entsorgen oder sämtliche Lieferanten auszutauschen. Ebenso wenig wäre es sinnvoll, bis 2029 keinerlei Produktdaten zu ordnen. Der Nutzen einer frühen Vorbereitung liegt in nachvollziehbaren Unterlagen und einer planbaren Umstellung.
Das zuständige österreichische Bundesministerium beschreibt unter anderem digitale Kennzeichnung und Produktpässe sowie Regelungen zu neuen Produktformen. Diese Informationen erklären die Richtung der Änderung. Ob ein konkretes Produkt unter eine bestimmte Anforderung fällt und welche Übergangsregel greift, muss anhand seiner Eigenschaften und des einschlägigen Artikels geklärt werden. Eine allgemeine Meldung ersetzt diese Prüfung nicht.
Für die Kommunikation im Objekt eignet sich deshalb eine nüchterne Aussage: „Wir erfassen die eingesetzten Produkte und lassen uns den Umstellungsfahrplan vom Lieferanten bestätigen.“ Weniger hilfreich ist das Versprechen, das gesamte Objekt erfülle bereits alle zukünftigen Anforderungen, wenn hierfür weder eine Produktliste noch entsprechende Lieferantennachweise vorliegen.
Erst die eigene Rolle bestimmen
Ein Büro, das einen Reinigungsdienstleister beauftragt, hat eine andere Rolle als ein Hersteller. Auch ein Reinigungsbetrieb, der Mittel lediglich nach Herstelleranweisung verwendet, ist anders aufgestellt als ein Unternehmen, das Produkte importiert oder unter eigenem Namen in Verkehr bringt. Diese Unterschiede entscheiden darüber, welche Fragen an wen gehören.
Unsere organisatorische Empfehlung: Für jedes Produkt wird zunächst festgehalten, wer es beschafft, wer die Produktinformationen liefert und wer einen Wechsel im Objekt freigibt. Das vermeidet einen verbreiteten Zuständigkeitsfehler: Der Auftraggeber erwartet vom Reinigungsteam eine regulatorische Herstellererklärung, während der Lieferant nicht einmal weiß, in welchen Objekten das Produkt verwendet wird.
Ein sinnvoller Gesprächsablauf beginnt daher nicht mit „Ist das neue EU-Recht erfüllt?“, sondern mit drei konkreten Punkten: Welches Produkt wird eingesetzt? In welcher Funktion handelt unser Unternehmen? Welche belegbare Information benötigen wir für genau diese Verwendung? Erst dann ist eine pauschale Konformitätsaussage durch prüfbare Angaben ersetzt.
Die Arbeitsschutzorganisation bleibt ein eigener Prüfbereich. Die DGUV führt für die Gebäudereinigung spezifische Regeln zum Umgang mit Reinigungs- und Pflegemitteln. Ein zukünftiger digitaler Produktpass ist daher kein Grund, vorhandene Betriebsanweisungen, Unterweisungen oder eine sichere Kennzeichnung eigenmächtig abzuschaffen. Produktrecht, betrieblicher Umgang und vertragliche Materialfreigabe beantworten unterschiedliche Fragen.
Ein Produktverzeichnis, das im Alltag funktioniert
Ein Verzeichnis sollte nicht nur den Namen einer Produktgruppe enthalten. „Sanitärreiniger“ reicht nicht aus, wenn mehrere ähnlich benannte Varianten mit unterschiedlichen Einsatzbereichen im Umlauf sind. Für eine eindeutige Zuordnung braucht es Produktname, Hersteller beziehungsweise Lieferant und eine interne Zuordnung zum konkreten Gebinde oder Artikel.
Für ein kleines Objekt genügt häufig eine klar gepflegte Liste. Folgende Felder sind eine redaktionelle Arbeitshilfe, keine zusätzliche gesetzliche Formularpflicht:
- Produkt und eindeutige Artikelbezeichnung; verantwortlicher Lieferant mit Kontaktweg.
- Freigegebener Einsatzbereich und Oberflächen, für die das Produkt vorgesehen ist.
- Aktuelle Herstellerinformationen und, soweit erforderlich, Sicherheitsdatenblatt mit Versionsdatum.
- Dosier- und Anwendungsvorgaben sowie der Ort, an dem das Team sie tatsächlich findet.
- Bestandsort, Verantwortlicher für Nachbestellung und Verfahren bei Produktwechseln.
- Offene Lieferantenfrage zur Umstellung auf neue Produktinformationen oder Kennzeichnung; Antwortdatum und Beleg.
Das Versionsdatum ist praktisch wichtig. Ein Downloadordner mit fünf Dateien gleichen Namens kann im Alltag schlechter funktionieren als eine einzige aktuelle, zugeordnete Fassung. Alte Unterlagen sollten als überholt erkennbar bleiben, soweit sie zur Nachvollziehbarkeit benötigt werden. Die Arbeitsfassung muss sich davon deutlich unterscheiden.
Ein QR-Code kann den Zugang erleichtern. Vor seiner Verwendung sollte jedoch geprüft werden, ob er zum exakten Produkt führt, auf den im Objekt vorhandenen Geräten erreichbar ist und von Beschäftigten verständlich genutzt werden kann. Ein Link allein bestätigt weder die Materialverträglichkeit noch die richtige Dosierung. Diese Informationen müssen im Arbeitsablauf ankommen.
Auch Umfüllgebinde gehören in die betriebliche Organisation. Ein neues Informationssystem nützt wenig, wenn am Einsatzort unklar bleibt, welches Mittel sich tatsächlich in einer Flasche befindet. Die sichere Handhabung richtet sich nach den jeweiligen bestehenden Anforderungen und betrieblichen Vorgaben; eine redaktionelle Übersicht ersetzt keine Gefahrstoffbeurteilung.
Umstellungen als kleinen Beschaffungsprozess führen
Für den Einkauf empfehlen wir, Produktänderungen in einem einfachen Ablauf zu behandeln: Lieferanteninformation entgegennehmen, betroffene Objekte bestimmen, Unterlagen prüfen, Anwendung abstimmen und erst anschließend die Arbeitsorganisation aktualisieren. Dabei sollte klar sein, ob nur Verpackung und Informationszugang geändert werden oder auch Zusammensetzung, Dosierung oder zulässige Anwendung.
Ein fiktives Beispiel zeigt den Unterschied. In drei Standorten wird derselbe Bodenreiniger verwendet. Der Lieferant kündigt eine neue Artikelnummer an. Eine Person prüft die Zuordnung von alter und neuer Variante und dokumentiert die Antwort. Die Objektverantwortlichen prüfen anschließend, ob die neue Variante für ihre vorhandenen Beläge und Verfahren geeignet ist. Die Freigabe erfolgt erst nach dieser Klärung. Das ist ein organisatorischer Ablauf, kein Nachweis dafür, dass eine beliebige neue Rezeptur mit dem alten Produkt austauschbar wäre.
Bestände werden dabei separat erfasst. Für bestehende Ware können Übergangsbestimmungen relevant sein. Ob sie auf ein konkretes Gebinde zutreffen, hängt unter anderem vom rechtlich maßgeblichen Zeitpunkt des Inverkehrbringens und der bisherigen Konformität ab. Ein aufgedrucktes Produktionsdatum allein beantwortet nicht jede dieser Fragen. Bei Unklarheiten gehört die Einordnung zum Lieferanten beziehungsweise zu qualifizierter regulatorischer Beratung.
Eine Anfrage kann so formuliert werden: „Bitte ordnen Sie die von uns bezogenen Artikel der Umstellung nach Verordnung (EU) 2026/405 zu. Welche Änderungen erwarten Sie bei Produkt, Kennzeichnung und Informationszugang? Welche Termine und Nachweise betreffen unsere Lieferungen? Bitte unterscheiden Sie bestätigte Änderungen von noch offenen Planungen.“
Für den Auftraggeber sollte der Bericht kurz bleiben: betroffenes Produkt, Anlass, bestätigte Auswirkung auf die Anwendung, Freigabeverantwortlicher und Umstellungstermin. Eine lange allgemeine Erklärung der EU-Gesetzgebung hilft weniger als diese fünf Angaben. Fragen zur Auswahl und zum Nachweis von Umweltzeichen behandelt ergänzend der Beitrag Umweltzeichen bei Reinigungsmitteln.
Häufige Fragen aus Einkauf und Objektleitung
Müssen 2026 alle Mittel ausgetauscht werden?
Aus dem grundsätzlichen Anwendungsbeginn 2029 folgt keine pauschale Austauschpflicht im Jahr 2026. Bestehende Pflichten bleiben relevant. Für konkrete Waren und Übergangsfälle ist die jeweilige Vorschrift zu prüfen.
Ist ein digitaler Produktpass schon ein Umweltgütesiegel?
Nein. Ein System zur Bereitstellung von Produktinformationen und ein Umweltzeichen haben unterschiedliche Funktionen. Welche Aussagen ein Nachweis trägt, muss anhand seines Inhalts und seines Geltungsbereichs beurteilt werden.
Muss der Auftraggeber jeden Lieferantennachweis selbst verwalten?
Die Zuständigkeiten sollten vertraglich und organisatorisch geklärt sein. Praktisch sinnvoll ist ein eindeutiger Zugriff auf die tatsächlich verwendeten Produkte und eine benannte Person für Rückfragen, statt unübersichtlicher Kopiensammlungen.
Was ist der nächste sinnvolle Schritt?
Die aktuelle Produktliste mit den real vorhandenen Gebinden abgleichen und offene Zuordnungen klären. Danach lässt sich beim Lieferanten gezielt nach dem Umstellungsfahrplan fragen. Eine belegte Bestandsaufnahme ist nützlicher als eine allgemeine Zukunftszusage.
