Kaufen lässt sich eine Maschine, vereinbaren muss man ein Ergebnis
Die entscheidende Kostenfrage lautet nicht nur, was der Reinigungsroboter kostet. Sie lautet: Welche Gesamtkosten entstehen, damit die vereinbarte Fläche im Objekt regelmäßig mit dem geforderten Ergebnis gereinigt wird? Dazu gehören die Maschine, ihre betriebliche Einbindung und die Aufgaben, die weiterhin Menschen übernehmen.
Ein günstiger Kaufpreis kann durch hohe laufende Betreuung relativiert werden. Ein höherer Preis kann wirtschaftlich sein, wenn das konkrete Objekt geeignet ist und die versprochene Entlastung tatsächlich eintritt. Ohne Angaben zu Fläche, Nutzung, Zeitfenster und Restarbeit ist beides zunächst nur eine Vermutung.
Der BIV empfiehlt bei der Beauftragung von Reinigungsleistungen eine belastbare Beschreibung des Auftrags. Für eine Robotikentscheidung ist diese Grundidee unmittelbar nützlich: Erst ein gemeinsamer Leistungsumfang macht die verschiedenen Lösungen vergleichbar. Eine Maschine, die ausschließlich freie Hauptflächen bearbeitet, darf nicht gegen eine manuelle Kalkulation antreten, die zusätzlich Ränder, Nebenräume und zahlreiche Sonderaufgaben enthält.
Die folgende Rechnung ist eine eigene betriebswirtschaftliche Arbeitshilfe. Alle Zahlen sind fiktiv und weder Marktpreise noch Leistungszusagen. Sie zeigt vor allem, an welchen Stellen ein scheinbar eindeutiger Vorteil kippen kann.
Vier Kostenblöcke vollständig erfassen
Der erste Block umfasst die Bereitstellung: Kauf, Leasing oder Miete, notwendige Einrichtung, eventuell benötigte Infrastruktur und Einweisung. Achten Sie darauf, was im Angebot enthalten ist. Eine niedrige Monatsrate kann mit einer längeren Bindung, einer Anzahlung oder zusätzlichen Servicepositionen verbunden sein.
Der zweite Block enthält den laufenden technischen Betrieb. Dazu können Wartung, Verschleißteile, Software- oder Serviceleistungen, Energie und Verbrauchsmaterial zählen. Ob eine Position anfällt und wie sie berechnet wird, muss im konkreten Angebot stehen. Allgemeine Erfahrungswerte aus fremden Gebäuden sind dafür kein Ersatz.
Der dritte Block ist Personenzeit. Vorbereitung, Befüllen, Entleeren, Reinigung der Maschine, Störungsbehebung, manuelle Randarbeit und organisatorische Abstimmung verschwinden nicht durch das Wort „autonom“. Manche Tätigkeiten werden geringer, andere kommen hinzu. Maßgeblich ist die gemessene Gesamtveränderung gegenüber dem bisherigen Verfahren.
Der vierte Block betrifft Verfügbarkeit und Veränderung. Wer reinigt bei einem Ausfall? Wie schnell kommt Service? Was kostet eine Anpassung nach einem Umbau? Sind Ersatzgeräte verfügbar und für das Objekt nutzbar? Diese Punkte müssen nicht alle als pauschaler Geldbetrag angesetzt werden. Unbekannte Bedingungen sollten aber als offene Entscheidung sichtbar bleiben.
Die Betriebssicherheitsverordnung macht zudem deutlich, dass die sichere Verwendung eines Arbeitsmittels betrieblich beurteilt werden muss. Eine Kostenrechnung darf deshalb keine notwendigen Maßnahmen herausrechnen, nur weil sie im Kaufangebot nicht separat bepreist sind.
Ein fiktives Jahresmodell mit klaren Grenzen
Angenommen, ein Objekt hat 250 vergleichbare Reinigungseinsätze im Jahr. Das bisherige Verfahren bindet für den betrachteten Umfang pro Einsatz zwei Personenstunden. Insgesamt sind das 500 Stunden. Als rein interne Bewertungsannahme werden 30 Euro je Stunde angesetzt. Der bewertete jährliche Arbeitsaufwand beträgt damit 15.000 Euro.
Für die Robotervariante nehmen wir 0,9 Personenstunden je Einsatz an, einschließlich Vorbereitung, Eingriffen, Restarbeit und Abschluss. Das ergibt 225 Stunden und einen bewerteten Arbeitsaufwand von 6.750 Euro. Hinzu kommen hypothetisch 6.000 Euro jährliche Maschinenbereitstellung und Service sowie 750 Euro sonstiger Betrieb. Zusammen entstehen 13.500 Euro im gewählten Vergleichsmodell.
Die rechnerische Differenz beträgt 1.500 Euro pro Jahr. Die Personenzeit sinkt im Modell um 275 Stunden. Diese beiden Aussagen sind verwandt, aber nicht identisch: Die bewertete Zeitentlastung von 8.250 Euro wird durch 6.750 Euro maschinenbezogene Kosten teilweise aufgezehrt.
Nun kommt eine einmalige Einrichtung von angenommenen 1.800 Euro hinzu. Im ersten Jahr liegt die Robotervariante bei 15.300 Euro und damit 300 Euro über der Ausgangsvariante. Bei unveränderten Annahmen über drei Jahre ergibt die bisherige Methode 45.000 Euro. Die Robotervariante ergibt dreimal 13.500 plus 1.800, also 42.300 Euro. Die rechnerische Differenz beträgt dann 2.700 Euro.
Das ist keine vollständige Investitionsrechnung. Finanzierung, Steuern, Preisänderungen, Restwert und andere objektspezifische Positionen wurden hier bewusst nicht modelliert. Vor einer tatsächlichen Beschaffung gehören die relevanten Größen hinein. Insbesondere dürfen Kaufpreis, Abschreibung und Leasingzahlungen nicht unbemerkt doppelt gezählt werden.
Noch wichtiger: 275 frei werdende Stunden sind nicht automatisch 8.250 Euro weniger Auszahlung. Bleibt der Personaleinsatz unverändert, kann die Zeit für andere Aufgaben genutzt werden. Dann ist der Nutzen zusätzliche Kapazität oder eine andere Arbeitsorganisation. Eine echte Auszahlungsersparnis entsteht erst, wenn entsprechende Kosten tatsächlich entfallen oder vermieden werden.
Drei Annahmen, die das Ergebnis kippen können
Die erste empfindliche Größe ist die verbleibende Personenzeit. Steigt sie im Beispiel von 0,9 auf 1,1 Stunden pro Einsatz, entstehen 275 statt 225 Stunden. Bei 30 Euro entspricht das 1.500 Euro zusätzlichem bewerteten Aufwand. Der wiederkehrende rechnerische Vorteil ist damit vollständig aufgebraucht; die Einrichtung bleibt zusätzlich zu tragen.
Die zweite Größe ist die Zahl geeigneter Einsätze. Eine Maschine, die wegen Veranstaltungen, Umbauten oder ungeeigneter Flächen seltener eingesetzt wird, verteilt ihre festen Kosten auf weniger nutzbare Einsätze. Die ursprüngliche Kalkulation sollte daher nicht einfach die Zahl aller Öffnungstage als Robotereinsätze übernehmen.
Die dritte Größe ist die Qualität. Falls regelmäßig nachgereinigt werden muss, ist diese Zeit zu messen. Ein billigerer Ablauf mit schlechterem Ergebnis erfüllt nicht denselben Auftrag. Auch ein zusätzlicher Kontrollaufwand kann relevant sein, sofern er gegenüber dem bisherigen Verfahren tatsächlich neu entsteht.
Für die Entscheidung empfehlen wir mindestens drei Szenarien: bestätigter Normalbetrieb, ungünstiger aber plausibler Betrieb und ein Fall mit geringerer Einsatzhäufigkeit. Verändert sich die Entscheidung schon bei einer kleinen Abweichung, sollte der Pilot genau diese unsichere Größe weiter untersuchen.
Das IFA-Projekt rokit betrachtet Robotik im konkreten Nutzungskontext und unter Einbeziehung der menschlichen Interaktion. Eine öffentliche Forschungsbeschreibung ist allerdings kein wirtschaftlicher Nachweis für ein bestimmtes Produkt. Die Zahlen für Ihre Rechnung müssen aus Angebot, Objekt und nachvollziehbarer Messung stammen. Wie Vorbereitung, Eingriffe und Restarbeit erhoben werden, zeigt der Messplan für einen Reinigungsroboter-Pilotbetrieb.
Was vor der Unterschrift im Angebot stehen sollte
Ein prüfbares Angebot benennt nicht nur das Gerät, sondern auch Vertragsdauer, enthaltene Leistungen, Reaktionswege und die Zuständigkeit bei Störungen. Bei mehreren Lieferanten sollten diese Punkte in derselben Struktur abgefragt werden. Andernfalls wird ein umfassendes Servicepaket leicht mit einer reinen Gerätebereitstellung verglichen.
- Welche Einrichtung und welche Einweisung sind enthalten, für wie viele Personen und Standorte?
- Welche wiederkehrenden Entgelte fallen an, und welche Änderungen können sie auslösen?
- Welche Verschleißteile und Serviceeinsätze sind einbezogen oder ausgeschlossen?
- Welche Reaktionszeit ist zugesagt, und bedeutet sie Rückmeldung, Anfahrt oder Wiederherstellung?
- Welche Restaufgaben bleiben beim Reinigungsteam, und auf welcher Messung beruht die Annahme?
- Wer organisiert bei Ausfall die Reinigung und trägt den vereinbarten Zusatzaufwand?
- Wie werden Vertragsende, Rückgabe, Datenzugang und ein möglicher Standortwechsel behandelt?
Unbekannte Werte gehören als „offen“ in die Rechnung. Sie mit null anzusetzen erzeugt eine scheinbar präzise, aber systematisch zu günstige Variante. Ebenso sollte eine unverbindliche Herstellerschätzung nicht als bestätigte Einsparung beschriftet werden.
Der erste Auftrag muss nicht der vollständige Rollout sein. Ein begrenzter, klar ausgewerteter Einsatz kann zeigen, ob sich die Rechnung im Objekt trägt. Zur technischen Einsatzvorbereitung passt der Beitrag Reinigungsmaschine vor dem Einsatz prüfen.
Häufige Fragen zur Kostenrechnung
Gibt es einen allgemein wirtschaftlichen Mindestumfang?
Aus diesem Modell lässt sich kein allgemeiner Flächen- oder Stundenwert ableiten. Eignung, Einsatzhäufigkeit, Restarbeit und Vertragskosten unterscheiden sich. Ein fester Schwellenwert ohne diese Angaben wäre irreführend.
Soll ich Kauf und Leasing über die Monatszahlung vergleichen?
Nur die Monatszahlung reicht nicht. Vertragsdauer, Einmalbeträge, Service, Rückgabe und gegebenenfalls Restwert gehören auf einen gemeinsamen Betrachtungszeitraum. Die passende wirtschaftliche Bewertung hängt vom Unternehmen ab.
Sind frei werdende Stunden ein Nutzen, wenn niemand weniger arbeitet?
Ja, wenn die Kapazität sinnvoll eingesetzt wird. Dann sollte dieser Nutzen als Zeit- oder Leistungsgewinn beschrieben werden. Eine direkte Personalkostenersparnis ist damit noch nicht nachgewiesen.
Was ist das häufigste Rechenproblem?
Eine unvollständige Vergleichsgrenze: Bei einer Variante wird die gesamte Arbeit erfasst, bei der anderen nur die Maschinenlaufzeit. Erst gleiche Leistung und vollständig erfasste Betreuung ermöglichen einen brauchbaren Vergleich.
