Planen lässt sich auch mit einer ausdrücklich offenen Zahl
Die erste Tarifrunde der Gebäudereinigung im September 2026 hat noch keinen neuen Abschluss gebracht. Der BIV beschreibt den Stand nach dem ersten Gespräch und den nächsten Verhandlungstermin. Für den Einkauf bedeutet das: Eine bestimmte Lohn- oder Kundenpreissteigerung für 2027 ist derzeit keine gesicherte Größe allein aufgrund dieser Verhandlung.
Trotzdem lässt sich ein belastbares Budget vorbereiten. Es benötigt eine bestätigte Ausgangsbasis, klar bezeichnete Annahmen und einen festen Weg, diese später zu ersetzen. Problematisch ist nicht die Verwendung eines Szenarios. Problematisch ist eine Rechnung, deren einzige Endsumme verbirgt, welche Teile bereits vereinbart und welche noch unsicher sind.
Wir empfehlen deshalb, das Budget in drei Blöcke aufzubauen: unveränderter laufender Leistungsumfang, bewusst beschlossene Leistungsänderungen und gesonderte einmalige Arbeiten. Erst innerhalb des ersten Blocks wird eine mögliche Preisänderung untersucht. So bleibt nachvollziehbar, ob das Budget wegen Löhnen, zusätzlicher Fläche oder einer geplanten Grundreinigung wächst.
Der Artikel zeigt ein eigenes Rechenmodell für Auftraggeber. Die Prozentsätze sind frei gewählte Sensitivitäten. Sie sind weder eine Tarifprognose noch eine Preisankündigung von Jonas oder einem anderen Anbieter.
Den zugrunde liegenden Stand der Tarifverhandlung für 2027 behandeln wir getrennt. Hier geht es um die Budgetwirkung eigener Annahmen.
Zuerst die Leistung des Ausgangsjahres bereinigen
Starten Sie nicht ausschließlich mit der Summe aller im Vorjahr bezahlten Rechnungen. Dort können Nachberechnungen, Einmalaufträge, abweichende Leistungszeiträume oder eine erst im Laufe des Jahres hinzugekommene Fläche enthalten sein. Für ein neues Jahresbudget müssen diese Positionen zunächst verstanden werden.
Ordnen Sie die vorhandenen Rechnungen dem zugrunde liegenden Vertrag zu. Welche Monatspauschale gilt aktuell? Welche turnusmäßigen Arbeiten werden separat abgerechnet? Sind Verbrauchsartikel in der Pauschale enthalten oder wird ihr tatsächlicher Bezug berechnet? Ein Rechnungsstapel ist eine Zahlungsübersicht, aber noch kein standardisiertes Leistungsjahr.
Beispielsweise kann eine Glasreinigung im Dezember bezahlt worden sein, obwohl sie erst im Januar ausgeführt wird. Für die Leistungsplanung ist der vorgesehene Ausführungstermin entscheidend; für die Liquidität kann ein anderer Zeitpunkt relevant sein. Halten Sie deshalb ein Kostenbudget und einen Zahlungsplan bei Bedarf nebeneinander, statt ihre Zeitbezüge unbemerkt zu vermischen.
Notieren Sie auch bekannte Veränderungen: zusätzliche Arbeitsplätze, eine neue Etage, längere Öffnungszeiten, Betriebsschließungen oder eine Baustellenphase. Eine Flächenänderung ist nicht bloß ein pauschaler Aufschlag auf den alten Preis. Ihre Wirkung hängt vom konkreten Reinigungsumfang und den Vereinbarungen ab. Lassen Sie dafür eine eigene Preisgrundlage erstellen.
Die BIV-Empfehlungen für private Auftraggeber behandeln Leistungsbeschreibung und Preisgestaltung als zusammengehörende Grundlagen. Unsere Anwendung daraus lautet: Jede größere Budgetposition soll auf eine benannte Leistung und eine bestimmte Fassung ihrer Preisgrundlage zurückführen. Für die Aufgabenbeschreibung hilft das Leistungsverzeichnis.
Drei Szenarien mit denselben Räumen und Tätigkeiten
Das fiktive Unternehmen in unserem Beispiel zahlt für seine bisherige regelmäßige Reinigung 2.400 Euro netto pro Monat. Das ergibt 28.800 Euro für zwölf Monate. In dieser Ausgangspauschale sind alle hier betrachteten laufenden Leistungen enthalten. Es gibt in diesem Modell keine zusätzlich zu berechnende Glas- oder Materialposition.
Für die interne Sensitivität nehmen wir ausdrücklich nur rechnerisch an, dass 80 Prozent des Ausgangspreises auf den betrachteten lohnbezogenen Kostenblock entfallen. Der verbleibende Anteil bleibt in allen drei Szenarien unverändert. 80 Prozent ist kein allgemein gültiger Branchenwert und darf nicht ohne passende Vertrags- oder Kalkulationsgrundlage in einen echten Auftrag übernommen werden.
Der angenommene betroffene Jahresanteil beträgt 28.800 × 0,80 = 23.040 Euro. Im ersten Szenario bleibt er unverändert. Im zweiten steigt ausschließlich dieser Anteil um fünf Prozent: 23.040 × 0,05 = 1.152 Euro Mehrkosten. Die neue laufende Jahressumme beträgt dann 29.952 Euro. Im dritten Szenario steigt der Anteil um zehn Prozent, also um 2.304 Euro. Daraus ergeben sich 31.104 Euro.
Die fünfprozentige Veränderung eines Anteils von 80 Prozent entspricht rechnerisch vier Prozent des gesamten Ausgangspreises. Das ist der Unterschied zwischen einer transparenten Teilkostenrechnung und dem unkommentierten Aufschlag auf die gesamte Pauschale. Ob ein echter Vertrag eine solche Rechnung zulässt, ist eine eigenständige Prüfung.
Zusätzlich wird im Beispiel eine einmalige, separat beauftragte Startarbeit mit 900 Euro netto geplant. Damit ergeben sich Gesamtbudgets von 29.700 Euro, 30.852 Euro und 32.004 Euro. Die 900 Euro werden genau einmal addiert. Sie verändern weder den angenommenen laufenden Kostenanteil noch dessen prozentuale Entwicklung.
Sollte eine Änderung erst zur Jahresmitte gelten, wäre auch der Zeitraum anzupassen. Bei gleichmäßig monatlich verteiltem Ausgangspreis würde die fünfprozentige Erhöhung des Modellanteils für sechs statt zwölf Monate nur 576 Euro im betrachteten Jahr ausmachen. Ein Wirksamkeitsdatum kann für das Jahresbudget damit ebenso wichtig sein wie der Prozentsatz.
Aus der Rechnung eine handhabbare Entscheidung machen
Die Szenarien beantworten zunächst nur: Welche Budgetwirkung hätte eine bestimmte Annahme? Sie sagen nicht, welches Ergebnis am wahrscheinlichsten ist. Dafür wäre eine begründete Prognose erforderlich, die dieses Modell gerade nicht behauptet.
Für die interne Freigabe ist häufig ein klarer Basisbetrag mit einer gesondert sichtbaren Reserve sinnvoller als eine gemischte Endsumme. Der Basisbetrag umfasst die gesicherten Verpflichtungen. Eine Reserve bleibt als Planungsentscheidung erkennbar und wird nicht schon als beauftragte Ausgabe behandelt. Wie hoch eine solche Reserve sein soll, muss das Unternehmen nach seiner eigenen Budgetpraxis entscheiden.
Benennen Sie für jede offene Annahme einen Auslöser zur Neubewertung. Das kann ein veröffentlichter Tarifabschluss, ein konkretes Anpassungsschreiben, ein bestätigtes Flächenaufmaß oder die Entscheidung über eine Betriebsschließung sein. Dadurch wird das Budget nicht bei jeder Presseüberschrift neu geschrieben, aber auch nicht nach dem ersten Entwurf vergessen.
Wichtig ist ein Verantwortlicher für die Aktualisierung. Wenn Einkauf, Objektleitung und Buchhaltung jeweils eigene Listen führen, können verschiedene Fassungen gleichzeitig im Umlauf sein. Ein kurzes Änderungsprotokoll mit Datum, ersetzter Annahme und neuer Quelle verhindert, dass ein längst verworfenes Szenario zur Zahlungsfreigabe verwendet wird.
Qualität und Leistungsfähigkeit dürfen dabei nicht als unsichtbare Ausgleichsgröße dienen. Soll das Budget durch eine geringere Frequenz sinken, muss genau diese Änderung mit den Nutzungsanforderungen abgeglichen werden. Die Begriffe „Effizienz“ oder „Optimierung“ beschreiben für sich genommen noch keine ausführbare neue Leistung.
Eine Budgetabfrage, die verwertbare Antworten erzeugt
Für Ihre Dienstleister können Sie folgende Struktur übernehmen:
„Bitte stellen Sie uns für den Zeitraum [Beginn–Ende] eine Budgetinformation auf Grundlage des Leistungsverzeichnisses [Fassung] zusammen. Trennen Sie den bereits bestätigten laufenden Preis, mögliche noch nicht gesicherte Änderungen, deren angenommene Wirksamkeitsdaten und einmalige Zusatzarbeiten. Bitte kennzeichnen Sie ausdrücklich, welche Angaben verbindlich sind und welche ausschließlich der Planung dienen.“
Ergänzen Sie die Abfrage um bekannte Änderungen Ihres Betriebs. Eine erwartete zusätzliche Etage gehört nicht nur in eine E-Mail-Randbemerkung. Sie braucht Umfang, Zeitpunkt und einen eigenen Status. Ist sie noch nicht beschlossen, bleibt sie ein separates Leistungsszenario und wird nicht automatisch zum neuen Soll.
Für die interne Budgetzeile empfehlen wir diese Angaben:
- Objekt und Leistungsfassung.
- Laufender bestätigter Preis mit Preisstand und Bezugszeitraum.
- Betrachteter Kostenanteil, Quelle und Status der Annahme.
- Veränderung und frühester angenommener Wirksamkeitstermin.
- Gesonderte Leistungsänderungen und einmalige Arbeiten.
- Jahressumme sowie getrennt benötigter Zahlungsplan.
- Freigabeverantwortlicher und nächster Überprüfungsauslöser.
Das Raster ist eine redaktionelle Arbeitshilfe, keine Vertragsklausel. Werden später neue Angebote eingeholt, sorgt der Vergleich auf gemeinsamer Leistungsbasis dafür, dass ein niedriger Grundpreis nicht mit einem vollständigen Jahrespaket verwechselt wird.
Häufige Fragen zur Budgetplanung
Warum verwenden Sie keine konkrete Tarifprognose für 2027?
Weil der verifizierte Verhandlungsstand dafür noch keinen Abschluss liefert. Die hier verwendeten fünf und zehn Prozent sind frei gewählte Rechenannahmen für einen Kostenanteil. Sie sollen die Empfindlichkeit des Budgets zeigen, nicht ein Verhandlungsergebnis vorwegnehmen.
Kann ich pauschal 80 Prozent Lohnkostenanteil ansetzen?
Nicht als bestätigte Eigenschaft Ihres Auftrags. Der Anteil ist im Beispiel absichtlich vorgegeben. Für eine tatsächliche Anpassungsrechnung benötigen Sie die einschlägige Vertragsregel und die dazu passende Grundlage. Ein branchenüblich klingender Wert ersetzt beides nicht.
Sollte die Reserve in der Monatspauschale versteckt werden?
Für die interne Planung ist eine sichtbare Trennung hilfreicher. Sie zeigt, welche Ausgabe bereits vereinbart und welche nur vorsorglich vorgesehen ist. Eine Reserve ist nicht automatisch eine Bestell- oder Zahlungsfreigabe an den Dienstleister.
Was passiert, wenn gleichzeitig die Fläche wächst?
Die zusätzliche Leistung erhält einen eigenen Rechenblock mit Startdatum und Preisstatus. Erst danach werden die Blöcke zum Jahresbudget zusammengeführt. So lässt sich erkennen, welcher Anteil der Veränderung auf Preis und welcher auf mehr Leistung zurückgeht.
Reicht ein Budget für das gesamte Jahr ohne Monatsbetrachtung?
Für manche Kostenentscheidungen ja. Sobald Preisänderungen, Einmalarbeiten oder neue Flächen erst im Jahresverlauf beginnen, müssen ihre Zeiträume jedoch berücksichtigt werden. Ein zusätzlicher Zahlungsplan ist sinnvoll, wenn Ausführung und Rechnungsfälligkeit auseinanderfallen.
