Der Sammelauftrag braucht Unterschiede
Eine Hausverwaltung kann die Reinigung mehrerer Immobilien gemeinsam anfragen, ohne alle Häuser in eine einzige Pauschalbeschreibung zu pressen. Der brauchbare Weg besteht aus einem gemeinsamen Rahmen und einem eigenen Objektblatt je Haus. Der Rahmen regelt etwa Rückmeldungen und Angebotsform. Die Objektblätter enthalten Flächen, Materialien, Zugänge, Häufigkeiten und besondere Aufgaben. So wird eine gemeinsame Vergabe möglich, während die Unterschiede kalkulierbar bleiben.
Das ist besonders relevant, wenn ein Portfolio Wohnhäuser, ein gemischt genutztes Gebäude und reine Gewerbeflächen umfasst. Ein leeres Treppenhaus am Vormittag stellt andere Anforderungen als eine frequentierte Eingangshalle mit Lieferverkehr. Auch zwei ähnliche Häuser können sich durch fehlenden Wasseranschluss, verwinkelte Podeste oder einzelne zugangsbeschränkte Bereiche unterscheiden. Ein Durchschnittswert macht diese Umstände nicht unwichtig.
Der Beitrag behandelt die Einkaufsentscheidung vor Vertragsbeginn. Für die spätere Berichtsstruktur gibt es bereits den Artikel Mehrere Standorte vergleichen. Hier lautet die Aufgabe: Alle Anbieter sollen erkennen können, welche Leistung sie für welches Haus anbieten und welche Annahmen sie dabei treffen.
Was tatsächlich je Haus aufgenommen wird
Vergeben Sie zunächst eine eindeutige Objektkennung, beispielsweise Haus A, B und C. Beschreiben Sie die Anschrift im internen Vergabedokument, die zu reinigenden Geschosse, Treppenläufe und Podeste sowie weitere Flächen. Eine Wohnungsgesamtfläche ist kein Ersatz für die tatsächlich beauftragten Gemeinschaftsbereiche. Geben Sie deshalb auch die Herkunft der Mengen an: aktueller Plan, Aufmaß oder noch zu bestätigende Schätzung.
Neben jeder Flächengruppe stehen Belag, gewünschte Tätigkeit und Häufigkeit. Fenster, Handläufe, Aufzüge, Kellergänge und Außenmatten werden separat betrachtet. „Treppenhaus komplett“ kann sonst bei einem Anbieter nur die Böden und bei einem anderen auch erreichbare Glasflächen bedeuten. Genau daraus entstehen scheinbare Preisunterschiede, die tatsächlich Leistungsunterschiede sind.
Zugänge sind ebenfalls Objektdaten. Halten Sie fest, ob es einen Hausmeistertermin, einen Schlüssel oder beschränkte Zeitfenster gibt. Persönliche Daten von Bewohnern gehören nicht in einen weit verteilten Anhang. Ein Funktionskontakt und eine beschriebene Zugangsregel reichen für die Angebotsphase meist besser aus. Die konkrete Schlüsselübergabe wird später geschützt organisiert.
Ein ausgefülltes Portfoliomodell
Das folgende Portfolio ist vollständig erfunden und dient nur als Arbeitsmodell. Haus A besitzt 120 Quadratmeter keramische Gemeinschaftsflächen, drei Geschosse und sechs Podeste. Vorgesehen sind 52 reguläre Termine im Jahr. Wasser und abschließbarer Materialplatz stehen nach Vereinbarung zur Verfügung. Glasflächen sind als eigene Option aufgeführt und nicht im regelmäßigen Bodenauftrag versteckt.
Haus B umfasst 180 Quadratmeter Gemeinschaftsflächen in einem gemischt genutzten Gebäude. Im Modell entfallen 60 Quadratmeter auf den stark genutzten Eingang und 120 auf Treppen und Flure. Der Eingang wird 104-mal, die übrigen Flächen 52-mal im Jahr bearbeitet. Die Beläge unterscheiden sich; deshalb erhält jede Gruppe eine eigene Zeile. Die Verwaltung stellt ausdrücklich klar, dass die zusätzliche Eingangsleistung nicht auf das ganze Haus ausgedehnt werden soll.
Haus C enthält 90 Quadratmeter Flure in einem kleinen Gewerbeobjekt. Es werden 52 Termine angesetzt. Der Zugang ist nur am vereinbarten Nachmittag möglich, Lagerraum für Geräte besteht nicht. Die Bieter sollen deshalb erläutern, wie Anfahrt, Rüsten und Materialbereitstellung in ihrem Objektpreis berücksichtigt sind. Diese Bedingungen sind keine Empfehlung für reale Häuser, sondern zeigen, warum identische Einheitsannahmen nicht passen.
Bearbeitungsfläche ist keine Arbeitszeit
Im Modell entstehen für Haus A 120 × 52 = 6.240 Quadratmeter-Termine pro Jahr. Für Haus B sind es 60 × 104 + 120 × 52 = 12.480. Haus C ergibt 90 × 52 = 4.680. Insgesamt sind es 23.400 Quadratmeter-Termine. Diese Größe beschreibt nur die wiederholt bearbeitete Fläche. Sie ist weder die Gebäudefläche noch eine aus ihr automatisch ableitbare Stundenzahl.
Treppen, Unterbrechungen und Materialtransport verschwinden durch die Multiplikation nicht. Deshalb ist es sinnvoll, die Mengen als gemeinsame Rechenbasis zu verwenden, den Arbeitsansatz aber vom Anbieter objektbezogen erläutern zu lassen. Eine ungeprüfte Flächenleistung für alle drei Häuser würde die gute Datengrundlage wieder zerstören. Auch ein sehr präzise aussehendes Rechenblatt kann auf einer ungeeigneten Zeitannahme beruhen.
Ändert sich bei Haus B der Eingangsturnus von 104 auf 156 Termine, erhöht sich ausschließlich diese Position um 60 × 52 = 3.120 Quadratmeter-Termine. Der neue Gesamtwert lautet 26.520. Das Beispiel zeigt den Nutzen getrennter Positionen: Eine Veränderung lässt sich nachvollziehen, ohne alle Häuser pauschal neu zu bewerten oder unbeteiligte Leistungen stillschweigend mitzuerhöhen.
Gesamtvergabe und Einzelentscheidung ermöglichen
Lassen Sie jeden Anbieter zunächst einen eigenständigen Preis pro Haus abgeben. Zusätzlich kann ein gemeinsamer Preis für alle drei Objekte verlangt werden, sofern deutlich wird, welche Bedingungen dafür gelten. So sehen Sie, ob ein Bündelvorteil tatsächlich entsteht und wie sich eine spätere Herausnahme eines Hauses auswirken würde. Ein unverteilbarer Gesamtbetrag erschwert dagegen jede spätere Entscheidung.
Die Hausverwaltung muss außerdem intern klären, wer für welches Objekt einen Auftrag erteilen darf. Bei verschiedenen Eigentümern oder Entscheidungsgremien ist eine gemeinsame Angebotsanfrage nicht automatisch eine gemeinsame Beauftragung. Der Artikel trifft keine Aussage zu Beschluss- oder Vertretungsbefugnissen. Diese müssen anhand der tatsächlichen Verwaltungssituation geklärt werden, bevor Zusagen erfolgen.
Ein Anbieter sollte erkennen können, ob alle Lose zusammen oder getrennt vergeben werden dürfen. Verlangen Sie keine Gesamtpreisbedingung, wenn ein Teil der Häuser noch nicht entscheidungsreif ist. Umgekehrt ist eine bewusst gebündelte Vergabe legitim, wenn Zuständigkeiten und Bedingungen vorher transparent sind. Der fachliche Vergleich profitiert davon, wenn Preisgestaltung und Entscheidungsbefugnis nicht miteinander verwechselt werden.
Unklarheiten einmal für alle beantworten
Erstellen Sie eine gemeinsame Fragenliste und beantworten Sie sachliche Änderungen für alle angesprochenen Anbieter in derselben Fassung. Ein einzelner Besichtigungstermin darf nicht dazu führen, dass nur eine Firma weiß, dass der Keller im Winter zusätzlich genutzt wird. Die Verwaltung dokumentiert eine solche Erkenntnis als Änderung des betroffenen Objektblatts und lässt bestätigen, welche Fassung dem Angebot zugrunde liegt.
Der UBA-Leitfaden zur Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen hebt die Bedeutung eines geeigneten Leistungsverzeichnisses hervor. Die gesonderte UBA-Themenseite Umweltbundesamt: Reinigungsdienstleistungen und -mittel nennt außerdem die Verringerung von Schmutzeintrag bereits vor der Ausschreibung. Für ein privates Portfolio sind dies fachliche Planungshinweise, keine Übernahme öffentlicher Vergaberegeln. Prüfen Sie beispielsweise, ob ein unzureichender Eingangsschmutzfang die gewünschte Reinigungsfrequenz überhaupt sinnvoll erscheinen lässt.
Im Drei-Häuser-Modell wären vier konkrete Fragen hilfreich: Sind die sechs Podeste von Haus A im Aufmaß enthalten? Wird der Eingang von Haus B unabhängig von den übrigen Flächen gereinigt? Wie erfolgt die Gerätebereitstellung in Haus C? Welche Glasflächen sind reine Optionen? Die Antworten gehören zur Kalkulationsgrundlage, nicht erst in eine Diskussion nach Beginn.
Ein Portfolio bleibt auch nach dem Zuschlag lesbar
Fassen Sie das Ergebnis je Haus auf einer Seite zusammen: vereinbarter Umfang, regulärer Objektpreis, separat beauftragbare Leistungen, Zugangsbedingungen und verantwortliche Funktion. Ein Gesamtverzeichnis verweist auf diese Blätter, statt deren Inhalt durch eine einzige Sammelzeile zu ersetzen. Bei einem Eigentümerwechsel oder einer neuen Nutzung bleibt so erkennbar, was betroffen ist.
Prüfen Sie vor dem Start einen besonderen Fall: Haus C kann am vereinbarten Tag nicht geöffnet werden. Aus dem Auftrag sollte hervorgehen, wer die Meldung erhält und wie ein weiterer Termin abgestimmt wird. Eine bloße Monatsrechnung sagt darüber nichts. Ebenso muss erkennbar bleiben, ob eine zusätzliche Reinigung des Eingangs in Haus B eine einmalige Bestellung oder eine dauerhafte Turnusänderung ist.
Für eine Anfrage bei Jonas Gebäudereinigung können die beschriebenen Objektblätter als Ausgangspunkt dienen. Die Leistungsseite für Hausverwaltungen und Gewerbeimmobilien beschreibt den passenden Kontext; die Treppenhausreinigung hilft bei der Abgrenzung gemeinschaftlicher Flächen. Häuser in Oldenburg und Bremen brauchen dabei keine unterschiedlichen Textbausteine, sondern zutreffende Angaben zu Lage, Material und Zugang. Ob eine gemeinsame Betreuung sinnvoll angeboten werden kann, wird an diesen konkreten Daten geprüft.
Drei Abweichungen vor dem Preisvergleich auflösen
Angenommen, auf das beschriebene Drei-Häuser-Portfolio gehen zwei Angebote ein. Das erste übernimmt Haus A vollständig, rechnet den Eingang von Haus B jedoch nur 52-mal im Jahr und nennt für Haus C keine Zugangsbedingung. Das zweite hält die 104 Einsätze für den Eingang ein, weist eine Glasleistung bei Haus A aber als Option aus. Beide Gesamtsummen beantworten zunächst unterschiedliche Aufgaben. Eine Rangfolge nach Endpreis würde diese Unterschiede verdecken.
Die Verwaltung erstellt dafür kein neues großes Leistungsverzeichnis, sondern eine kurze Klärungsliste mit drei Positionen. Für B lautet die Frage: Bitte den Eingang mit den geforderten 104 Einsätzen bestätigen und die betroffene Preisposition entsprechend ausweisen. Für A wird geprüft, ob die Glasleistung im gemeinsamen Grundumfang stand oder tatsächlich nur eine Option war. Bei C wird die vorgesehene Schlüssel- beziehungsweise Zugangsorganisation schriftlich ergänzt.
Eine Antwort wird jeweils dem betreffenden Objektblatt zugeordnet. Ändert die Verwaltung dabei die eigentliche Anforderung, erhalten alle beteiligten Anbieter dieselbe aktualisierte Grundlage. Bleibt nur eine individuelle Verständnisfrage, wird dennoch kontrolliert, ob sie auf eine allgemeine Unklarheit der Unterlagen hinweist. Das verhindert, dass verschiedene Objektstände unter demselben Dateinamen weiterlaufen.
Erst danach werden die bereinigten Positionen zusammengezählt. Die ursprünglichen Angebote bleiben als nachvollziehbarer Stand erhalten. Im Entscheidungsvermerk steht beispielsweise: Eingang B mengenmäßig angeglichen, Glas A als gesonderte Option bewertet, Zugang C bestätigt. So lässt sich später erkennen, weshalb eine vermeintlich preiswerte Erstfassung nicht unmittelbar mit einer vollständigen Fassung vergleichbar war.
Fragen aus der Beauftragung
Muss jedes Haus einen eigenen Vertrag erhalten?
Das lässt sich aus der Anzahl der Häuser nicht ableiten. Entscheidend sind Auftraggeber, Befugnisse und die gewählte Vertragsstruktur. Für den fachlichen Vergleich sollte jedes Objekt trotzdem eine eindeutig zugeordnete Leistungsbeschreibung und einen nachvollziehbaren Preis besitzen.
Reicht die gesamte Quadratmeterzahl eines Portfolios?
Nein. Sie lässt Nutzung, Häufigkeit und Nebenleistungen offen. Im Beispiel erzeugt der Eingang von Haus B einen anderen Jahresbedarf als die übrigen Flächen. Material- und Zugangsbedingungen können zusätzlich abweichen, obwohl die Fläche auf dem Papier gleich groß ist.
Wie vergleiche ich einen günstigen Gesamtpreis mit Einzelangeboten?
Fordern Sie die Aufteilung auf dieselben Objektpositionen an. Prüfen Sie außerdem, ob der Gesamtpreis an die Vergabe aller Häuser oder an bestimmte Zugänge gebunden ist. Erst ein Vergleich mit identischen Bedingungen macht den möglichen Vorteil sichtbar.
Sollten unklare Mengen geschätzt werden?
Eine klar gekennzeichnete vorläufige Menge ist ehrlicher als scheinbare Genauigkeit. Legen Sie fest, wann und durch wen das Aufmaß bestätigt wird und wie damit im Angebot umzugehen ist. Unterschiedliche stille Schätzungen der Bieter sollten nicht zur endgültigen Vertragsgrundlage werden.
Objektblatt für jedes Haus herunterladen
Excel-Vorlagen herunterladen (Blatt „Objektblatt“) und ausfüllbare PDF, Seite 4.
Legen Sie für jedes Gebäude eine eigene Kopie an und verwenden Sie dieselbe Fassung für alle angefragten Anbieter. Das Blatt enthält Mengen, Aufmaßstand, Material, Jahrestermine, Zugang und gesonderte Leistungen. Einzelpreise und Bündelbedingungen bleiben unterscheidbar.
Den fachlichen Auftrag für Hausverwaltungen und Gewerbeimmobilien bereiten diese Angaben vor. Nach der Auswahl unterstützt der Übergabeplan für den Anbieterwechsel die kontrollierte Übernahme.
