In der Gebäudereinigung reicht „acht Stunden gearbeitet“ als Aufzeichnung nicht. Das Bundesarbeitsministerium nennt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit als Pflichtangaben. Die Form ist frei – verantwortlich für die richtige und rechtzeitige Dokumentation bleibt der Arbeitgeber.
Was 2026 tatsächlich dokumentiert werden muss
Die Gebäudereinigung gehört ausdrücklich zu den Wirtschaftsbereichen, für die besondere Dokumentationspflichten gelten. Nach der aktuellen Information des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales müssen für jeden Arbeitstag drei Werte festgehalten werden:
- Beginn der Arbeitszeit,
- Ende der Arbeitszeit,
- Dauer der täglichen Arbeitszeit ohne Pausen.
Die konkrete Lage und Dauer einzelner Pausen muss laut BMAS nicht gesondert notiert werden. Die Pausenzeit gehört jedoch nicht zur Arbeitszeit und muss bei der täglichen Dauer herausgerechnet sein. Besteht aufgrund eines allgemeinverbindlichen Tarifvertrags ein Anspruch auf stundenbezogene Zuschläge, ist zusätzlich die zuschlagspflichtige Arbeitszeit zu erfassen.
Papier oder App? Beides kann zulässig sein
Das BMAS schreibt für diese Mindestlohndokumentation keine bestimmte Technik vor. Eine handschriftliche Liste kann ebenso funktionieren wie eine digitale Lösung. Entscheidend ist nicht das Logo auf der Software, sondern ob die Angaben vollständig, richtig, fristgerecht und bei einer Kontrolle verfügbar sind.
| Prüffrage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Ist der Arbeitsbeginn je Tag erfasst? | Eine reine Stundensumme ersetzt den Beginn nicht. |
| Ist das Arbeitsende erfasst? | Ohne Ende lässt sich die tägliche Zeit nicht nachvollziehen. |
| Sind Pausen aus der Dauer herausgerechnet? | Pausen zählen nicht als Arbeitszeit. |
| Ist die Aufzeichnung spätestens nach sieben Kalendertagen vollständig? | Das BMAS nennt den Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages als Frist. |
| Kann der Arbeitgeber die Daten vorlegen? | Die Aufzeichnung verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle verfügbar sein. |
| Gibt es eine Plausibilitätsprüfung? | Für die Richtigkeit ist der Arbeitgeber verantwortlich. |
Die Ein-Wochen-Frist ist kein Freibrief zum Sammeln
Die Arbeitszeit muss nach der BMAS-Darstellung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung dokumentiert sein. In einem Objekt mit wechselnden Einsatzzeiten ist es trotzdem riskant, Angaben erst am Ende der Woche aus dem Gedächtnis zu ergänzen. Ein belastbarer Prozess erfasst Zeiten nah am tatsächlichen Einsatz und klärt Abweichungen, solange sie noch nachvollziehbar sind.
Für Auftraggeber bedeutet das nicht, dass sie die arbeitsrechtliche Verantwortung des Reinigungsunternehmens übernehmen. Sie können aber vertraglich und organisatorisch dafür sorgen, dass vereinbarte Zutrittsfenster, Schließzeiten oder spontane Zugangshindernisse nicht im Widerspruch zu den tatsächlich gemeldeten Einsatzzeiten stehen.
Vier Bruchstellen im Objektalltag
- Nur die Sollzeit wird übertragen: Der Dienstplan zeigt, was vorgesehen war – nicht zwingend, was tatsächlich gearbeitet wurde.
- Objektwechsel verschwinden in einer Gesamtsumme: Fahrt, Einsatz und Pause werden nicht sauber voneinander getrennt.
- Nachträge bleiben ungeklärt: Eine spätere Korrektur hat keinen erkennbaren Anlass oder Verantwortlichen.
- Zugang und Arbeitszeit widersprechen sich: Das Gebäude war noch geschlossen, obwohl die Liste bereits einen Arbeitsbeginn ausweist.
Was die Quelle nicht beantwortet
Die BMAS-Übersicht ist keine individuelle Rechtsberatung. Sie entscheidet nicht, welche konkrete Software ein Unternehmen einsetzen sollte, wie Sonderfälle arbeitsvertraglich zu behandeln sind oder ob neben der Mindestlohndokumentation weitere arbeitszeitrechtliche Pflichten greifen. Solche Fragen müssen anhand des konkreten Beschäftigungs- und Tarifkontexts geprüft werden.
Jonas-Einordnung: Eine gute Erfassung ist kein Kontrolltheater. Sie verbindet tatsächlichen Einsatz, Objektzugang und geklärte Abweichungen. Wer nur eine Wochenstundenzahl sammelt, übersieht genau die Stellen, an denen später Rückfragen entstehen.
