Wer übernimmt die Reinigung wirklich?
Eigenreinigung kann sinnvoll sein, wenn ein Betrieb die erforderlichen Zeiten zuverlässig besetzen, fachlich anleiten und vertreten kann. Eine Reinigungsfirma kann sinnvoll sein, wenn genau diese Organisation extern eingekauft werden soll. Weder ein niedriger eigener Stundenlohn noch ein günstiger Monatsbetrag beantwortet die Frage allein. Verglichen werden muss ein vollständiges Betriebsjahr mit demselben Leistungsumfang und einem ausdrücklich beschriebenen Umgang mit Ausfällen.
Dabei hilft eine ehrliche Ausgangsfrage: Soll eine vorhandene Stelle einen kleinen, planbaren Teil ihrer Arbeitszeit für Reinigung verwenden, oder braucht das Unternehmen eine eigene Reinigungskraft? Das sind unterschiedliche Entscheidungen. Im ersten Fall konkurriert Reinigung mit einer anderen Aufgabe; im zweiten Fall entstehen eigene Personal- und Führungsprozesse. Beides als „macht jemand nebenbei“ zu behandeln, verdeckt den tatsächlichen Aufwand.
Dieser Artikel behandelt die Entscheidung vor der Lieferantensuche. Den Vergleich mehrerer externer Angebote erläutert der Beitrag Reinigungsangebote vergleichen. Hier geht es zuerst darum, welche Arbeit im Betrieb bleiben soll und welche Organisation ein Dienstleister übernehmen müsste.
Ein Jahresbedarf, zwei Organisationsformen
Schreiben Sie zunächst auf, was unabhängig vom Anbieter erledigt werden muss: welche Büroflächen, welche Sanitärbereiche, welche Teeküche und welche Verkehrswege. Ergänzen Sie die Häufigkeit und die zugänglichen Zeiten. Ein Lager mit gelegentlichem Zugang gehört nicht stillschweigend in dieselbe Position wie täglich genutzte Toiletten. Glas, Grundreinigung und Verbrauchsmaterial erhalten eigene Zeilen, sofern sie benötigt werden.
Der Bedarf wird anschließend in ein Jahr übersetzt. Dafür werden tatsächliche Öffnungs- und Schließtage verwendet, keine pauschalen zwölf gleichen Monate. Betriebsferien reduzieren manche Aufgaben, andere Arbeiten sind gerade dann möglich. Planen Sie auch, wer vor Veranstaltungen zusätzliche Leistungen freigibt und wer danach den Zustand prüft. Diese kurzen Entscheidungen fallen bei beiden Organisationsformen an.
Ein konkreter Auftrag für die Unterhaltsreinigung schafft dafür die gemeinsame Grundlage. Erst wenn intern und extern dieselben Räume und Tätigkeiten enthalten sind, lassen sich die Alternativen wirtschaftlich betrachten. Abweichungen sind nicht automatisch schlecht: Ein Dienstleister kann beispielsweise Material stellen, während die interne Variante es selbst beschafft. Die Abweichung muss nur einen sichtbaren Platz im Vergleich bekommen.
Ein vollständig gerechnetes, ausdrücklich erfundenes Jahr
Das folgende Modell ist eine eigene Rechenhilfe, kein Angebot und kein Richtpreis für Oldenburg oder Bremen. Angenommen werden 240 Reinigungstage mit jeweils zwei produktiven Stunden. Daraus entstehen 480 benötigte Einsatzstunden. Der Betrieb setzt für seine interne Lösung 540 bezahlte Stunden an. Diese Zahl umfasst bereits die im Modell berücksichtigten bezahlten Ausfall- und Organisationszeiten; eine zweite pauschale Urlaubssumme wird deshalb nicht zusätzlich aufgeschlagen.
Für diesen reinen Modellvergleich werden die externen Monats- und Zusatzbeträge sowie eingekaufte Vertretung und Sachkosten ohne Umsatzsteuer angesetzt. Eine mögliche Umsatzsteuerbelastung muss der Betrieb in seiner eigenen Kostenrechnung gesondert berücksichtigen. Das Modell trifft keine Annahme darüber, ob und in welchem Umfang Vorsteuer abziehbar ist. Interne Personalkosten bleiben als gesonderter Vollkostenansatz erkennbar.
Für jede dieser 540 Stunden werden im Beispiel 24 Euro vollständig angesetzte Personalkosten verwendet. Das sind 12.960 Euro. Hinzu kommen 900 Euro für Material und Geräte, 24 Stunden Leitung zu angenommenen 35 Euro, also 840 Euro, sowie 600 Euro für eine zusätzlich eingekaufte Vertretung. Die interne Jahressumme lautet damit: 12.960 + 900 + 840 + 600 = 15.300 Euro.
Die externe Modellalternative kostet 1.150 Euro monatlich, somit 13.800 Euro jährlich. Hinzu kommen zwölf interne Abstimmungsstunden zu 35 Euro, also 420 Euro, und 600 Euro für ausdrücklich ausgeschlossene Zusatzleistungen. Die Gesamtsumme beträgt 14.820 Euro. Im Beispiel liegt sie 480 Euro unter der internen Variante. Dieser kleine Unterschied ist kein Beweis für eine generell günstigere Fremdreinigung, sondern Anlass, die Annahmen sorgfältig zu prüfen.
Eine einzige Änderung kann das Ergebnis drehen
Werden statt 24 Euro lediglich 22 Euro interne Vollkosten je bezahlter Stunde angesetzt, sinkt die Personalkostensumme bei unverändert 540 Stunden um 1.080 Euro. Die interne Jahreslösung kostet dann 14.220 Euro und liegt 600 Euro unter der externen Alternative. Wird dagegen ein anderes Materialbudget eingesetzt, muss ausschließlich diese Position verändert werden. So bleibt sichtbar, welche Annahme das Ergebnis tatsächlich bestimmt.
Ein zweites Modell betrifft einen Betrieb, der bereits eigenes Reinigungspersonal beschäftigt. Angenommen, eine zusätzliche kleine Fläche benötigt 120 produktive Stunden pro Jahr. Es sind nach belegter Einsatzplanung 80 freie Stunden vorhanden. Damit verbleiben 40 Stunden zusätzlicher Besetzungsbedarf. Daraus folgt jedoch nicht, dass die ersten 80 Stunden kostenlos wären. Für die Entscheidung über zusätzliche Zahlungen können sie anders behandelt werden als für die vollständige Kostenrechnung.
Dokumentieren Sie deshalb zwei Ergebnisse: den kurzfristig zusätzlich auszulösenden Aufwand und die vollständig zugerechneten Jahreskosten. Eine vorhandene Stelle kann kurzfristig eine günstige Lösung sein, ohne auf Dauer die wirtschaftlichste Kapazitätsverwendung darzustellen. Freie Zeit muss tatsächlich verfügbar sein; sie darf nicht aus bereits überlasteten Schichten oder unbemerkter Mehrarbeit abgeleitet werden.
Was die eigene Organisation tragen muss
Bei Eigenreinigung braucht jemand Zuständigkeit für Auswahl und Einweisung, Arbeitsmittel, Materialbeschaffung, Vertretung und Rückmeldungen. Die DGUV-Grundlagen zur Gefährdungsbeurteilung verlangen eine Betrachtung der konkreten Arbeitsbedingungen und geeignete Maßnahmen; ein bloßer Einkaufszettel für Reinigungsmittel reicht als Organisation nicht aus. Die maßgebliche Primärquelle ist DGUV: Gefährdungsbeurteilung.
Die DGUV Regel 101-605: Branche Gebäudereinigung (2020) behandelt unter anderem Unterweisung und Arbeitsorganisation. Für diesen Vergleich ist daraus vor allem eine Konsequenz relevant: Führung und Arbeitsschutz müssen im eigenen Personalmodell einen Verantwortlichen und verfügbare Zeit bekommen. Der Artikel ersetzt keine Beurteilung des jeweiligen Arbeitsplatzes und legt keine Ausrüstung für ein unbekanntes Objekt fest.
Auch bei externer Reinigung bleiben Aufgaben im Betrieb. Zugänge müssen funktionieren, Änderungen mitgeteilt und örtliche Besonderheiten abgestimmt werden. Eine Telefonnummer des Dienstleisters ersetzt keine Person, die intern Entscheidungen treffen darf. Fragen Sie deshalb nicht nur, wer putzt, sondern wer einen verschlossenen Raum, einen zusätzlichen Termin oder einen bemängelten Bereich verbindlich klärt. Ein organisatorisch gut aufgestellter interner Betrieb kann hier ebenso stark sein wie eine sorgfältig ausgewählte externe Lösung.
Vertretung an einem echten Montag durchspielen
Nehmen Sie einen normalen Arbeitstag und lassen Sie im Gedankenmodell die eingeplante Person ausfallen. Wer erfährt davon? Wer hat Zugang? Welche Arbeiten dürfen bis zum nächsten Einsatz warten, welche benötigen Ersatz? Wie wird verhindert, dass eine andere Abteilung ungeplant einspringt? Eine Antwort wie „das lösen wir dann“ ist eine noch nicht bewertete Organisationslücke.
Bei einer Fremdfirma gehört dieselbe Situation in die Leistungsbesprechung. Das Wort Vertretung sagt noch nicht, wann welche Leistung nachgeholt oder übernommen wird. Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis und lassen Sie den vorgesehenen Ablauf erklären. Ein Ersatz muss außerdem die relevanten Objektinformationen erhalten; eine unbekannte Person mit Schlüssel kann nicht automatisch alle vereinbarten Besonderheiten kennen.
Vergleichen Sie schließlich einen normalen Monat und einen Monat mit mehreren Abweichungen. Dazu können Urlaub, ein geschlossener Bereich und eine kurzfristige Besprechung gehören. Nicht jede Veränderung rechtfertigt eine neue Pauschale. Aber jede Alternative braucht eine klare Grenze zwischen normaler Organisation und zusätzlich beauftragter Leistung. So wird der Vergleich für einen kleinen Standort ebenso brauchbar wie für ein größeres Büro.
Wann welche Lösung belastbar erscheint
Für Eigenreinigung spricht organisatorisch, wenn geeignete Personen tatsächlich verfügbar sind, die Arbeitszeiten zum Objekt passen und Leitung sowie Vertretung bereits verlässlich geregelt werden können. Ein Unternehmen sollte diese Bedingungen mit konkreten Namen von Funktionen, Zeitfenstern und Budgets beantworten können. Persönliche Verlässlichkeit einer einzelnen Person ist wertvoll, ersetzt aber kein Vertretungskonzept.
Für eine externe Lösung spricht, wenn der Betrieb ein definiertes Ergebnis einkaufen und die Personalorganisation nicht selbst aufbauen möchte. Dafür muss das Angebot nachvollziehbar genug sein, um Umfang, Zusatzleistungen und Kommunikation bewerten zu können. Ein niedriger Preis bei ungeklärten Räumen lässt sich nicht seriös gegen eine vollständig ausgestattete interne Variante stellen.
Eine Mischlösung ist ebenfalls denkbar: Das eigene Team beseitigt unmittelbar anfallende Kleinigkeiten, während regelmäßige Flächenarbeiten extern vergeben werden. Dafür darf dieselbe Aufgabe nicht doppelt bezahlt werden und keine Fläche zwischen den Zuständigkeiten verschwinden. Für eine Anfrage zur Büroreinigung in Oldenburg an Jonas Gebäudereinigung sind daher ein gemeinsamer Bedarf, vorhandene Eigenleistungen und die gewünschten Einsatzfenster nützlicher als eine isolierte Quadratmeterzahl. Bei einem Bremer Objekt ergänzen Sie Lage und Zugangsbedingungen; die fachliche Entscheidung bleibt dieselbe.
Bei welchem Angebotspreis kippt das Modell?
Die erste Modellrechnung lässt sich rückwärts lesen. Für die Eigenreinigung wurden 15.300 Euro pro Jahr angesetzt. Auf externer Seite bleiben neben dem monatlichen Angebot 420 Euro interne Koordination und 600 Euro gesonderte Leistungen. Unter genau diesen Annahmen liegt der rechnerische Gleichstand bei (15.300 − 420 − 600) ÷ 12 = 1.190 Euro monatlich. Ein Angebot von 1.150 Euro liegt darunter. Damit ist aber weder seine Vollständigkeit noch seine organisatorische Eignung bewiesen.
Dieser Grenzwert hilft bei einer konkreten Rückfrage: Enthält das Angebot tatsächlich sämtliche Tätigkeiten, die den 480 produktiven Stunden zugrunde liegen? Fehlt beispielsweise eine regelmäßig benötigte Nebenleistung, muss ihr Jahresbetrag erst ergänzt werden. Umgekehrt darf eine schon enthaltene Vertretungsleistung nicht noch einmal als pauschaler Risikozuschlag auftauchen. Vergleichen Sie Kosten auf derselben betrieblichen Berechnungsbasis; steuerliche Einzelfragen werden außerhalb dieses Modells geklärt.
Auch der Start verdient ein eigenes Blatt. Ein neu aufzubauendes internes Team kann andere Anfangsaufwendungen verursachen als die Fortführung eines vorhandenen Teams. Beim Fremdauftrag können eine notwendige Erstaufnahme oder ausdrücklich vereinbarte Startarbeiten hinzukommen. Solche einmaligen Aufwendungen werden getrennt ausgewiesen. Sonst erscheint das erste Jahr dauerhaft teurer, obwohl der Unterschied später entfällt.
Die praktische Entscheidung lautet deshalb nicht nur „Welche Jahressumme ist kleiner?“. Sie lautet auch: Welche Voraussetzungen müssen gelten, damit diese Summe den tatsächlichen Bedarf abdeckt? Wenn eine dieser Voraussetzungen offen bleibt, ist der rechnerische Vorsprung zunächst eine Prüfaufgabe.
Fragen aus der Beauftragung
Ist eigene Reinigung automatisch günstiger?
Nein. Ein Stundenlohn und ein externer Preis enthalten unterschiedliche Bestandteile. Im eigenen Modell müssen bezahlte Zeit, Vertretung, Material und Leitung erfasst werden. Ob diese Kosten bereits vorhanden sind oder zusätzlich entstehen, wird getrennt ausgewiesen. Erst danach ergibt sich ein brauchbarer Vergleich.
Muss ich interne Abstimmung auch bei einer Reinigungsfirma rechnen?
Ja, soweit diese Zeit tatsächlich benötigt wird. Objektänderungen, Rückfragen und Ergebniskontrollen verschwinden nicht. Setzen Sie einen plausiblen eigenen Zeitansatz ein und prüfen Sie später, ob er zum tatsächlichen Ablauf passt. Das ist ehrlicher als eine grundsätzlich kostenfreie Auftraggeberseite.
Sind 24 Euro aus dem Modell ein aktueller Lohn oder Marktpreis?
Nein. Es ist ein frei gewählter Vollkostenansatz zur Erklärung der Rechnung. Er beschreibt weder einen Tariflohn noch einen gesetzlichen Mindestlohn oder ein Angebot von Jonas Gebäudereinigung. Für eine betriebliche Entscheidung ersetzen Sie sämtliche Modellwerte durch geprüfte eigene Zahlen.
Wie verhindere ich eine Entscheidung nach Bauchgefühl?
Halten Sie Bedarf, Jahreskosten und Ausfallsituation jeweils auf einem Blatt fest. Lassen Sie eine zweite Person kontrollieren, ob beide Alternativen dieselben Tätigkeiten abdecken und keine Kosten doppelt angesetzt sind. Ungeklärte Punkte bleiben sichtbar, bis sie beantwortet wurden.
Das Vollkostenmodell selbst nachrechnen
Excel-Vorlage für Eigenreinigung oder Reinigungsfirma herunterladen. Das Blatt „Eigen oder extern“ enthält die hier erläuterten Modellwerte und Formeln. Die Jahressummen von 15.300 und 14.820 Euro sowie der Gleichstand bei 1.190 Euro Monatsangebot lassen sich durch eigene Eingaben verändern.
Prüfen Sie vor dem Rechnen, welche bezahlten Zeiten und Vertretungsaufwendungen bereits enthalten sind. Die Vorlage verhindert keine inhaltliche Doppelzählung durch ungeprüfte Eingaben. Für mehrere Objekte hilft die Ausschreibung mit einem Objektblatt je Haus.
